Otomasi Perpustakaan Menggunakan Sofware atau Aplikasi CDS / ISIS dan SLiMS

 1. PENDAHULUAN

Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang pengelola sumber informasi yang sudah seharusnya tersentuh penerapan Teknologi Informasi (TI) yang telah berkembang pesat. Perkembangan dari penerapan TI dapat dilihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan TI, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terotomasi, perpustakaan digital. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan TI yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya.

Kebutuhan akan Teknologi Informasi (TI) sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang. Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola, dan menyediakannya untuk umum dengan otomasi perpustakaan yang dibantu oleh TI.

2. PENGERTIAN OTOMASI PERPUSTAKAAN

Untuk dapat memahami otomasi perpustakaan perlu dipahami pengertian otomasi dan pengertian otomasi perpustakaan, berikut beberapa pengertian mengenai otomasi dan otomasi perpustakaan

Menurut Harrod (1990: 47) otomasi adalah pengorganisasian mesin untuk mengerjakan tugas-tugas rutin, sehingga hanya dibutuhkan sedikit campur tangan manusia.

Dalam Concise Oxford Dictionary (1982: 59) otomasi adalah penggunaan peralatan yang dioperasikan secara automasi untuk menghemat tenaga fisik dan mental manusia.

Menurut Sulistio Basuki (1994: 96) otomasi adalah mencakup konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak dan atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia dalam proses tersebut.

Dapat disimpulkan bahwa otomasi merupakan penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin (melalui bantuan TI) yang pengerjaan dan pengaturannya secara otomatis sehingga tidak perlu memerlukan pengawasan manusia.

Sedangkan pengertian otomasi perpustakaan adalah suatu sistem atau metode yang menggunakan peralatan untuk menggantikan tenaga manusia dalam pekerjaan rutin atau sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan Teknologi Informasi (TI).

Otomasi perpustakaan merupakan penerapan TI di perpustakaan yang dapat difungsikan dalam berbagai bentuk, diantaranya sebagai berikut:

1. TI digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik, dan sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk Automasi Perpustkaaan.
2. TI sebagai sarana untuk menyimpan, mendapatkan, dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital. Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital.

Kedua fungsi penerapan TI ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi, tergantung dari kemampuan software yang digunakan, sumber daya manusia, dan infrastruktur peralatan TI yang mendukung keduanya (Ikhwan Arif, 2003: 2,3).

Bidang cakupan otomasi perpustakaan dalam buku Wahyu Supriyanto dan Ahmad Muhsin (2008: 38) diantaranya adalah:

a.  Usulan koleksi,

b.  Inventarisasi,

c.   Katalogisasi,

4. Sirkulasi, reserve, inter-library loan,

      e. Pengelolaan penerbitan berkala,

f.   Pengelolaan anggota.

3. TUJUAN OTOMASI PERPUSTAKAAN

Tujuan otomasi perpustakaan menurut Cochrane (1995: 31) diantaranya sebagai berikut:

a.  Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan,

b. Memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan,

c.  Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan,

d. Menghindari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan

e. Memperluas jasa perpustakaan

f.  Memberikan peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan

g. Meningkatkan efisiensi.   

4. MANFAAT OTOMASI PERPUSTAKAAN

Otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan TI akan memberikan manfaat

sebagai berikut:

a.        Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan,

b.        Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan,

c.       Meningkatkan citra perpustakaan,

4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.

Dan menurut Sophia (1998) penggunaan teknologi komputer di perpustakaan mempunyai

beberapa manfaat diantaranya:

1. Dapat mempercepat proses temu balik informasi (information retrieval),

2. Memperlancar proses pengolahan, pengadaan bahan pustaka, dan komunikasi antar perpustakaan,

3. Dapat menjamin pengelolaan data administrasi perpustakaan.

Dengan adanya otomasi perpustakaan maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Salain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali.

5. KOMPONEN SISTEM OTOMASI PERPUSTAKAAN

Komponen-komponen sistem otomasi perpustakaan meliputi pengguna (user), perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), dan data.

a.  Pengguna (user)

Pengguna (user) merupakan unsur utama yang sangat berpengaruh dalam sistem otomasi perpustakaan. Dalam membangun dan mengembangkan sistem otomasi perpustakaan alangkah baiknya didiskusikan terlebih dahulu dengan staf perpustakaan, pustakawan serta para pemustaka atau pengguna perpustakaan. Otomasi perpustakaan dibangun dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan para penggunanya, sehingga otomasi yang akan dibuat akan membantu para pengguna.

b.  Perangkat keras (hardware)

Sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat diperlukan program untuk menjalankannya. Fungsi perangkat keras adalah untuk menumpulkan data dan mengkonversinya ke dalam suatu bentuk yang dapat diproses oleh komputer. Perangkat keras dalam otomasi perpustakaan diantaranya komputer, scanner, digital camera, dan CD writer. Pengadaan perangkat keras ini perlu disesuaikan dengan software yang akan digunakan.

c.  Perangkat lunak (software)

Perangkat lunak merupakan komponen penting dalam sistem otomasi. Perangkat lunak sering diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan baik multi-tasking maupun multi-user.

Perangkat lunak (software) untuk sistem otomasi perpustakaan adalah seperti CDS/ISIS dari UNESCO yang dapat diperoleh secara gratis melalui internet.

d.      Data

Data merupakan bahan baku informasi. Data dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol-simbol khusus. Dalam perpustakaan data ini dapat berupa identitas sebuah buku atau bibliografi dan lain sebagainya.

6.    KONSEP OTOMASI PERPUSTAKAAN

Konsep otomasi perpustakaan adalah menghubungkan pengguna pada informasi yang dibutuhkan dengan cepat tepat.

Dapat disimpulkan bahwa otomasi merupakan penggantian tenaga manusia dengan tenaga mesin (melalui bantuan TI) yang pengerjaan dan pengaturannya secara otomatis sehingga tidak perlu memerlukan pengawasan manusia.

Sedangkan pengertian otomasi perpustakaan adalah suatu sistem atau metode yang menggunakan peralatan untuk menggantikan tenaga manusia dalam pekerjaan rutin atau sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan Teknologi Informasi (TI)

7.    SOFTWARE ATAU APLIKASI CDS/ISIS DAN SLiMS

CDS/ISIS (Computerized Documentation Services / Integrated Set of Information System) merupakan perangkat lunak sistem penyimpanan dan temu kembali informasi (Information Storage and Retrieval System) yang dirancang untuk komputerisasi pengelolaan database non numerik yang terstruktur terutama yang berupa teks. CDS/ISIS ini sangat cocok digunakan untuk komputerisasi perpustakaan atau lembaga informasi lainnya yang banyak menggunakan data teks pada database yang dikelolanya.

CDS/ISIS pertama kali dirilis oleh UNESCO pada tahun 1985. Rilis ini secara resmi dinamakan CDS/ISIS Mini-Micro Version, tetapi biasanya disebut CDS/ISIS atau disingkat ISIS saja. Saat ini terdapat berbagai versi CDS/ISIS, yaitu: versi DOS, Windows, UNIX, maupun versi pengembangan JavaISIS, WWWISIS, dan ISIS_DLL untuk pengembangan program versi Windows. CDS/ISIS versi DOS sampai saat ini masih banyak digunakan dan kompatibel dengan versi Windows. Tetapi dari sisi pengembangan, versi DOS secara resmi sudah tidak diteruskan, versi terakhir untuk versi DOS adalah 3.08.

Pengembangan difokuskan untuk versi Windows yang dikenal sebagai WinISIS. WinISIS secara resmi dirilis pada November 1997, yaitu versi 1.31., sampai saat ini rilis terakhir adalah versi 1.5 build 3. CDS/ISIS merupakan perangkat lunak yang disebarkan secara gratis oleh UNESCO, sehingga banyak digunakan oleh berbagai perpustakaan (umum, perguruan tinggi, sekolah, dsb.) di seluruh dunia. Di samping itu, para pengguna CDS/ISIS dari seluruh dunia juga membuat berbagai perangkat lunak tambahan atau berbagai tool untuk memudahkan dan adaptasi dengan lingkungan kerja maupun dengan lingkungan sistem komputer yang terus berkembang dengan cepat. Semua pengembangan, tool, perangkat lunak tambahan, sumber daya dan berbagai persoalan seputar CDS/ISIS dapat dilihat dan diperoleh di situs resminya: http://www.unesco.org/webworld.isis/. Sebagai tambahan, terdapat pula tool yang dikembangkan oleh putra bangsa Indonesia (Hendro Wicaksono) yang ia namakan IGLOO (http://www.geocities.com/igloo_opensource/), yaitu tool untuk meng-online-kan CDS/ISIS di Internet yang berbasis pada PHP dan Openisis. Di Indonesia sendiri suda ada software otomasi perpustakaan yang dibuat oleh Hendro Wicaksono dan Bang Arie Nugraha yaitu SLiMS.

Senayan, atau lengkapnya Senayan Library Management System (SLiMS), adalah perangkat lunak sistem manajemen perpustakaan (library management system) sumber terbuka yang dilisensikan di bawah GPL v3. Aplikasi web yang dikembangkan oleh tim dari Pusat Informasi dan Humas Departemen Pendidikan Nasional Republik Indonesia ini dibangun dengan menggunakan PHP, basis data MySQL, dan pengontrol versi Git. Pada tahun 2009, Senayan memenangi INAICTA 2009 untuk kategori open source

Senayan pertamakali digunakan di Perpustakaan Departemen Pendidikan Nasional. Pengembangan Senayan dilakukan oleh SDC (Senayan Developers Community). Di koordinir oleh Hendro Wicaksono, dengan Programmer Arie Nugraha, Wardiyono. Sementara dokumentasi dikerjakan oleh Purwoko, Sulfan Zayd, M Rasyid Ridho, Arif Syamsudin. Pada Januari 2012, developer SLiMS bertambah 2 orang, yaitu: Indra Sutriadi Pipii (GOrontalo) dan Eddy Subratha (Jogjakarta). Selain itu, ada pula programmer Tobias Zeumer (tzeumer@verweisungsform.de), dan Jhon Urrego Felipe Mejia (ingenierofelipeurrego@gmail.com). Situs resmi SLiMS, saat ini ada di  http://slims.web.id

Dalam setiap rilis Senayan, saat ini didistribusikan dalam dua versi.

Pertama, Senayan Source. Yaitu hanya aplikasi Senayan, yang ditujukan untuk pemakai tingkat lanjut, atau mereka yang sudah memiliki komputer dimana web server (biasanya Apache), PHP dan MySQL sudah terinstall sebelumnya. Pengguna sistem operasi selain Windows juga menggunakan distribusi ini.

Kedua adalah distribusi Portable Senayan (psenayan). Yaitu Senayan yang sudah dipaketkan dengan Apache, PHP dan MySQL. Sehingga pengguna tinggal copy, ekstrak, dan gunakan. Ditujukan untuk pengguna Windows yang biasanya masih awam dengan persyaratan software yang harus tersedia untuk menjalankan Senayan.

Dalam melakukan pengembangan Senayan, kira-kira 95% dilakukan pada platform GNU/Linux. Penggunaan Windows dalam pengembangan hanya sebatas pembuatan distribusi  Portable  Senayan  dan  ujicoba.  Pengembangan  Bisnis  Komersial  berupa:

dukungan layanan korporasi dan terdedikasi, web hosting Senayan, sponsorship modul.

 Kelebihan Senayan Library Management System (SLiMS) Secara Umum

1.      Senayan dapat diperoleh dan digunakan secara gratis

Perangkat lunak merupakan salah satu komponen penting dalam implementasi otomasi perpustakaan. Sayangnya tidak semua perpustakaan mampu menyediakan perangkat lunak untuk otomasi perpustakaan. Hal ini disebabkan karena harga perangkat lunak otomasi sulit dijangkau oleh banyak perpustakaan di Tanah Air. Kehadiran Senayan sebagai salah satu perangkat lunak otomasi berbasis FOSS menjadi solusi terkait sulitnya dengan pengadaan perangkat lunak otomasi karena perangkat lunak ini dapat diperoleh secara gratis.

2.      Mampu memenuhi kebutuhan otomasi perpustakaan

Menurut Saffady sebuah perangkat lunak otomasi perpustakaan minimal memiliki fasilitas layanan sirkulasi, katalogisasi serta on-line public access catalog atau OPAC (Saffady dalam Anctil dan Bahesti, 2004: 4). Senayan tidak hanya menyediakan fasilitas layanan sirkulasi, katalogisasi dan OPAC. Senayan menyediakan fasilitas lain seperti manajemen keanggotaan, fasilitas untuk pengaturan perangkat lunak, cetak barcode (baik barcode anggota maupun barcode buku), penyiangan serta fasilitas laporan dan unggah koleksi digital.

3.     Senayan dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman interpreter Senayana dibangun dengan menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman. PHP merupakan bahasa pemrograman interpreter yang memungkinkan untuk dimodifikasi. Dengan demikian maka perpustakaan memungkinkan memodifikasi Senayan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan.

4.     Senayan dikembangankan oleh sumber daya manusia lokal

Senayan dikembangan oleh sumber daya manusia lokal, atau dikembangkan oleh SDM bangsa Indonesia. Kondisi ini memberikan keuntungan bagi perpustakaan dan pengguna Senayan. Keuntungan tersebut adalah Senayan sesuai dengan kebutuhan perpustakaan di Tanah Air dan pengguna Senayan dapat berkomunikasi dengan mudah dengan para pengembang Senayan jika mengalami masalah dalam pemanfaatan Senayan.

5.      Instalasi Mudah dilakukan

Sebagai perangkat lunak yang tergolong dalam jenis perangkat lunak berbasis web instalasi Senayan mudah dilakukan, baik itu untuk system operasi windows maupun system operasi linux.

6.      Mampu berjalan di sistem operasi linux maupun windows.

Windows ataupun linux merupakan dua sistem operasi yang familiar digunakan oleh perpustakaan di Indonesia. Senayan mampu berjalan stabil di dua sistem operasi tersebut. Dengan demikian maka perpustakaan pengguna sistem operasi windows maupun linux tidak perlu khawatir tidak dapat menggunakan Senayan karena tidak mampu berjalan disalah satu sistem operasi.

7.      Memiliki dokumentasi yang lengkap

Dokumentasi (modul dan manual) memiliki peranan penting dalam pengembangan sebuah perangkat lunak, termasuk FOSS. Eksistensi dokumentasi akan memudahkan pengguna atau calon pengguna dalam memperlajari sebuah perangkat lunak. Dengan dokumentasi yang lengkap pengguna atau calon pengguna Senayan dapat dengan mudah mempelajari Senayan.

8.      Memiliki prospek pengembangan yang jelas

Perkembangan Senayan terjadi sangat cepat dalam kurun waktu 2 tahun perangkat lunak it uterus memperbaiki diri. Perbaikan ini terlihat dari banyaknya versi yang telah dirilis ke publik. Kondisi ini mencerminkan bahwa perangkat lunak ini memiliki prospek pengembangan. Apabila perangkat lunak ini terus diperbaharui maka pengguna Senayan yang akan memperoleh manfaatnya dari perbaikan terhadap kelemahan serta fasilitas tambahan yang disediakan dalam versi Senayan terbaru.

9.      Memiliki forum komunikasi antara pengguna dan pengembang

     Kekurangan Senayan Library Management System (SLiMS) Secara Umum

1.      Kompatibilitas web browser

Untuk mengakses Senayan diperlukan web browser. Sayangnya tidak semua web browser mampu menjalankan aplikasi ini dengan sempurna. perangkat lunak ini merekomendasikan mozilla firefox sebagai web browser. Sehingga jika penggunaan web browser selain mozilla firefox mampu tampilan Senayan tidak akan muncul secara sempurna. Misalnya ada beberapa menu yang akan tertutupi oleh banner jika pengguna menggunakan internet eksplorer sebagai web browser. Namun jika hanya digunakan untuk mengakses OPAC (online public access catalog) semua web browser dapat digunakan.

     2.      Otoritas akses file

Senayan menyediakan fasilitas upload (unggah) file. Dengan fasilitas ini pengelola perpustakaan dapat menyajikan koleksi digital yang dimiliki perpustakaan, seperti e-book, e-journal, skripsi digital, tesis digital dan koleksi digital lainnya. Namun fasilitas upload file ini tidak dilengkapi dengan pembagian otoritas akses file. Akibatnya setiap koleksi digital yang telah di upload ke dalam Senayan berarti dapat diakses oleh semua orang. Kondisi ini tentu sedikit mengkhawatirkan jika koleksi digital yang diupload adalah skripsi, tesis atau laporan penelitian digital. Skripsi digital, tesis atau laporan penelitian digital dibatasi aksesnya karena koleksi digital jenis rentan dengan masalah plagiasi.

UIN Raden Fatah sendiri sudah menginstal dan menggunakan SliMS dari tahun 2014, dan sekarang SliMS yang digunakan versi terbaru, yaitu SliMS Akasia, untuk mengakses SliMS di UIN Raden Fatah cukup dengan mengklik alamat web SLiMS berikut http://slims.radenfatah.ac.id